关于收集2019年档案的通知

校内各单位、各部门：

根据上级文件要求，结合我校实际，为提高档案工作的科学化水平，现将2019年档案收集工作有关事项通知如下：

一、档案归档时间

1.文件材料类档案在第二年5月底以前归档。（由于今年档案数字化，所以时间延续到目前收集归档）

2.教学档案（包括学生成绩单、录检表等）按学年度在每学年结束，即11月底以前归档。

3.财会档案，在本部门保管2年，在第3年的第一季度归档，移交档案馆。

4.科研、产品、基建、仪器、设备、声像等专题性、成套性档案，对于周期较短的项目材料，一般在项目完成通过鉴定验收3个月内归档，对于周期较长的材料，可按阶段分批归档。

二、档案归档要求

1.卷内文件必须系统整理，按保管单位（卷、册、件、袋、

盒）组卷，一个保管单位必须是一组价值相同，有内在联系，分类排列的材料。要求文字材料在前，图表在后；技术图纸在前，目录在前，总图在后。

2.归档的文件材料中，应将每份文件的正文与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，应合一立卷。

3.归档的文件材料种类、份数以及文件的页数应齐全完整。归档材料要原件，无原件的，可以用字迹清晰的复印件。有附件的，必须保证附件完整。

4.归档的文件材料用纸必须规范，各种文件材料大小一般采用国际通用标准A4纸，卷内文件材料要去掉金属物，对破损的文件材料要托裱，字迹已扩散的应复制一份与原件一起立卷，对较大的表格，要折成A4纸大小，小于A4纸的要加边成A4纸大小。

5.卷内文件材料按顺序编排页号，无论单面或双面，只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。

6.归档的文件材料，要求字迹工整，线条清晰，纸质优良，规格统一，签字盖章齐备。用笔规范，不得用铅笔、普通圆珠笔、水彩笔、复写纸书写。

三、档案归档初审

1.为避免返工，提高档案归档质量与效率，各单位案卷类档案在初步形成之后，须经档案馆业务指导人员检查、指导、纠正、确定。

2.检查内容主要有五个方面：

一查应归档的文件是否齐全、完整，有无重复、无保存价值的文件混入；

二查组卷分类是否科学；

三查卷内文件排列是否有序；

四查归档文件制作是否符合档案保护要求；

五查案卷标题能否简明确切地反映卷内文件内容。

3.对检查中发现的问题应及时予以纠正，确实无法补救的应在卷内备考表中说明。

4.归档单位向档案馆移交档案须办理相关手续，例如：填写档案移交目录，注明移交档案总数、案卷标题、移交人员，接收人员、移交时间等。移交目录两份，一份由档案馆保存，一份由归档单位保存。

四、收档时间和要求

请各部门兼职档案员从2020年10月21日起—2020年10月29日止，按要求将归档材料交逸夫楼副楼C603室。

归档业务检查指导：

钟老师13309120169 贺老师 15829821896

附件：榆林学院各单位（院、系）兼职档案管理人员名单